Pour qu’une facture soit considérée comme électronique par l’administration fiscale française, il ne suffit pas de scanner une facture papier, ni de faire un pdf avec une facture word ou xl.

L’intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Selon l’article 289 du code général des impôts, la facture électronique doit satisfaire certaines conditions pour être valide : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées, de son émission à la fin de sa période de conservation.

La facture électronique est un document au format électronique, dématérialisé qui peut contenir un certain nombre de données structurées (qui en permettent la comptabilisation automatique) ou fait l’objet d’une piste d’audit fiable comme la facture papier.

En vertu de l’article 289-VII du code général des impôts, elle prend la forme d’un document au format PDF, assorti ou non d’une signature électronique (PDF/A3, facture X) ou d’un EDI fichiers structurés.

Authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures sont les 3 objectifs de l’ordonnance et de la directive européenne.

Pour y répondre, le document doit être sécurisé ou faire partie d’un processus permettant d’obtenir les mêmes garanties en termes de sécurité. C’est la piste d’audit fiable qui est probablement le processus le plus complexe à mettre en œuvre.

Son principal inconvénient est l’obligation de conserver et de tracer les devis, bons de livraison, factures et paiements et de procéder à des contrôles qui peuvent être manuels ou informatisés. Pour les TPE, un rapprochement des documents papier est suffisant s’il est documenté. La loi de finances pour 2020 envisage une extension de la facture électronique au secteur privé dans les relations interentreprises ou B to B selon un calendrier qui pourrait débuter dès le 1er janvier 2023.