Deux procédés répondent aux exigences du code général des impôts. Ce sont les factures PDF envoyées de manière électronique, signées électroniquement et archivées de manière à pouvoir être conservées jusqu’à la fin du délai de conservation. Ce sont aussi les factures EDI ou échanges de données informatisées.

Ce second format nécessite des investissements conséquents qui ne sont pas à la portée des petites et moyennes entreprises.

La signature électronique (au format RGS 2 ou 3 ou selon le certificat qualité eIDAS) et l’archivage électronique n’obligent pas à changer de logiciel de facturation.

Les solutions de facturation électronique adaptées aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients TPE

La signature électronique des factures transformées en PDF et la Factur-X sont probablement les solutions les plus accessibles aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients.

Leur avantage, dès lors qu’elles contiennent des données structurées au format XML (factur-X), est d’en permettre la lisibilité à la fois par l’homme et par la machine. Le fait que le destinataire soit passé à la facture électronique n’a alors aucune importance.

Certains logiciels de facturation permettent déjà de produire des factures électroniques conformes et la loi Macron oblige déjà les entreprises à accepter les factures électroniques qu’elles reçoivent.

Si ce n’est pas le cas du logiciel utilisé par le cabinet ou son client, il suffira de mettre en place des outils pour :

  • générer le PDF/A-3 ;
  • générer la Factur-X ;
  • procéder au scellement ;
  • signer électroniquement ;
  • archiver ;
  • transmettre la facture.