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FAQs

Facture électronique

Deux procédés répondent aux exigences du code général des impôts. Ce sont les factures PDF envoyées de manière électronique, signées électroniquement et archivées de manière à pouvoir être conservées jusqu’à la fin du délai de conservation. Ce sont aussi les factures EDI ou échanges de données informatisées.

Ce second format nécessite des investissements conséquents qui ne sont pas à la portée des petites et moyennes entreprises.

La signature électronique (au format RGS 2 ou 3 ou selon le certificat qualité eIDAS) et l’archivage électronique n’obligent pas à changer de logiciel de facturation.

Les solutions de facturation électronique adaptées aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients TPE

La signature électronique des factures transformées en PDF et la Factur-X sont probablement les solutions les plus accessibles aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients.

Leur avantage, dès lors qu’elles contiennent des données structurées au format XML (factur-X), est d’en permettre la lisibilité à la fois par l’homme et par la machine. Le fait que le destinataire soit passé à la facture électronique n’a alors aucune importance.

Certains logiciels de facturation permettent déjà de produire des factures électroniques conformes et la loi Macron oblige déjà les entreprises à accepter les factures électroniques qu’elles reçoivent.

Si ce n’est pas le cas du logiciel utilisé par le cabinet ou son client, il suffira de mettre en place des outils pour :

  • générer le PDF/A-3 ;
  • générer la Factur-X ;
  • procéder au scellement ;
  • signer électroniquement ;
  • archiver ;
  • transmettre la facture.

Les avantages mis en avant sont principalement :

  • La diminution de la charge associée au traitement et au suivi des factures ;
  • Les gains de productivité associés à la diminution des délais de traitement des factures ;
  • La sécurité grâce à la fonctionnalité d’archivage, à l’architecture des systèmes d’information déployés et au suivi normé de la facture proposé par les logiciels.
  • La protection de l’environnement associée à la digitalisation constitue également un avantage de la facturation électronique.

La facturation électronique a été mise en place par une ordonnance du 26 juin 2014 dans le cadre des marchés publics. Elle est devenue obligatoire le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et doit concerner toutes les entreprises qui répondent à des appels d’offres dès le 1er janvier 2020.

Tous ces acteurs représentent 1 115 104 entités selon l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE).

Les collectivités et établissements publics locaux et de santé, représentent 77 474 structures, les 1 000 établissements publics nationaux et les services de l’Etat sont également concernés.

Au niveau du droit de l’Union Européenne, la norme de la facturation électronique rassemble la neutralité technologique, la compatibilité avec les standards internationaux de facturation électronique, la protection des données personnelles et la mise en place de systèmes de facturation électronique pratiques, faciles à utiliser, flexibles et rentables. Elle prend également en compte les besoins spécifiques des PME, des pouvoirs adjudicateurs et doit permettre les transactions commerciales entre entreprises.

Pour qu’une facture soit considérée comme électronique par l’administration fiscale française, il ne suffit pas de scanner une facture papier, ni de faire un pdf avec une facture word ou xl.

L’intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Selon l’article 289 du code général des impôts, la facture électronique doit satisfaire certaines conditions pour être valide : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées, de son émission à la fin de sa période de conservation.

La facture électronique est un document au format électronique, dématérialisé qui peut contenir un certain nombre de données structurées (qui en permettent la comptabilisation automatique) ou fait l’objet d’une piste d’audit fiable comme la facture papier.

En vertu de l’article 289-VII du code général des impôts, elle prend la forme d’un document au format PDF, assorti ou non d’une signature électronique (PDF/A3, facture X) ou d’un EDI fichiers structurés.

Authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures sont les 3 objectifs de l’ordonnance et de la directive européenne.

Pour y répondre, le document doit être sécurisé ou faire partie d’un processus permettant d’obtenir les mêmes garanties en termes de sécurité. C’est la piste d’audit fiable qui est probablement le processus le plus complexe à mettre en œuvre.

Son principal inconvénient est l’obligation de conserver et de tracer les devis, bons de livraison, factures et paiements et de procéder à des contrôles qui peuvent être manuels ou informatisés. Pour les TPE, un rapprochement des documents papier est suffisant s’il est documenté. La loi de finances pour 2020 envisage une extension de la facture électronique au secteur privé dans les relations interentreprises ou B to B selon un calendrier qui pourrait débuter dès le 1er janvier 2023.

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