FAQs

L’article R441-3 du code de commerce ne donne plus de délai de conservation mais renvoie au CGI.

Le délai de conservation est ainsi harmonisé et correspond à la fin de la 3è année civile qui suit celle au titre de laquelle l’impôt sur les sociétés ou la TVA est due.

Ce délai de reprise de l’administration fiscale qui correspond désormais au délai minimum de conservation peut aller au-delà de trois années en plus de l’année en cours en cas de fraude, d’activités occultes, de flagrance fiscale ou encore d’omission ou d’insuffisance d’imposition découverte dans le cadre d’un litige.

En complément, l’article L123-22 du code de commerce oblige à conserver les documents commerciaux et pièces justificatives pendant une durée de 10 ans minimum après la clôture de l’exercice comptable. En pratique, c’est ce dernier délai qui devrait être retenu.

Deux délais ont été laissés aux professionnels pour s’adapter aux nouvelles règles et accessoirement, vérifier la mise à jour de leur logiciel de facturation.

• Le premier délai concerne les factures émises hors convention entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services. Le délai d’adaptation se termine le 30 septembre. Les nouvelles mentions s’appliquent à toutes les factures émises à compter du 1er octobre 2019.
• Le second délai concerne les conventions conclues entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services en cours à la date de publication de l’ordonnance. Les parties ont jusqu’au 1er mars 2020 pour se mettre en conformité.

L’ordonnance n°2019-359 ajoute deux nouvelles mentions sur les factures :

• l’adresse de facturation de l’acheteur et du vendeur lorsqu’elles diffèrent de l’adresse principale (siège social) et
• le numéro de bon de commande préétabli par l’acheteur.

La nouvelle adresse permet d’adresser les factures directement au service compétent des petites et moyennes entreprises ou PME et des grandes entreprises. Le numéro du bon de commande doit en faciliter le traitement pour limiter les délais de paiement.

Les autres mentions obligatoires restent inchangées :

• le nom des parties ;
• l’adresse du siège (ou de facturation si différente) ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;
• la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA ;
• les réductions de prix acquises à la date de la vente ou prestation de services ;
• la date limite de règlement ;
• les conditions d’escompte ;
• le taux des pénalités exigibles le lendemain de la date limite de paiement ;
• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement ;
• le bon de commande.
• les mentions relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et aux aux exonérations corrélatives :
  • le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur ;
  • le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur ;
  • le numéro unique de la facture basé sur une séquence chronologique et continue ;
  • le taux de taxe sur la valeur ajoutée ou le bénéfice d’une exonération (telle que la référence à l’article 293B du CGI pour les auto entrepreneurs) ;
  • le montant de la taxe à payer ;
  • le montant hors taxe et le montant de TVA par taux ;
  • le cas échéant. les mentions autoliquidation ou autofacturation.

Les factures sont émises dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de service. La livraison du bien est le transfert du pouvoir de disposer du bien corporel comme un propriétaire.

Les règles en matière de facturation sont édictées par les articles L441-1 et suivants du code de commerce. Les mentions obligatoires figurent, depuis une ordonnance du 24 avril 2019, à l’article L441-9.

Elles s’appliquent avec les règles prévues par le code général des impôts pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui les complètent.

L’ordonnance clarifie les règles commerciales et fiscales de facturation : Les mentions obligatoires sur les factures émises par les professionnels

Deux mentions complémentaires sont apparues pour faciliter le respect des délais de paiement et limiter les retards de paiement : Retour sur les changements en matière de facturation applicables au 1er octobre 2019 Ces mentions concernent à la fois les factures électroniques et les factures papiers.

Deux procédés répondent aux exigences du code général des impôts. Ce sont les factures PDF envoyées de manière électronique, signées électroniquement et archivées de manière à pouvoir être conservées jusqu’à la fin du délai de conservation. Ce sont aussi les factures EDI ou échanges de données informatisées.

Ce second format nécessite des investissements conséquents qui ne sont pas à la portée des petites et moyennes entreprises.

La signature électronique (au format RGS 2 ou 3 ou selon le certificat qualité eIDAS) et l’archivage électronique n’obligent pas à changer de logiciel de facturation.

Les solutions de facturation électronique adaptées aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients TPE

La signature électronique des factures transformées en PDF et la Factur-X sont probablement les solutions les plus accessibles aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients.

Leur avantage, dès lors qu’elles contiennent des données structurées au format XML (factur-X), est d’en permettre la lisibilité à la fois par l’homme et par la machine. Le fait que le destinataire soit passé à la facture électronique n’a alors aucune importance.

Certains logiciels de facturation permettent déjà de produire des factures électroniques conformes et la loi Macron oblige déjà les entreprises à accepter les factures électroniques qu’elles reçoivent.

Si ce n’est pas le cas du logiciel utilisé par le cabinet ou son client, il suffira de mettre en place des outils pour :

• générer le PDF/A-3 ;
• générer la Factur-X ;
• procéder au scellement ;
• signer électroniquement ;
• archiver ;
• transmettre la facture.

Les avantages mis en avant sont principalement :

• La diminution de la charge associée au traitement et au suivi des factures ;
• Les gains de productivité associés à la diminution des délais de traitement des factures ;
• La sécurité grâce à la fonctionnalité d’archivage, à l’architecture des systèmes d’information déployés et au suivi normé de la facture proposé par les logiciels.
• La protection de l’environnement associée à la digitalisation constitue également un avantage de la facturation électronique.

La facturation électronique a été mise en place par une ordonnance du 26 juin 2014 dans le cadre des marchés publics. Elle est devenue obligatoire le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et doit concerner toutes les entreprises qui répondent à des appels d’offres dès le 1er janvier 2020.

Tous ces acteurs représentent 1 115 104 entités selon l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE).

Les collectivités et établissements publics locaux et de santé, représentent 77 474 structures, les 1 000 établissements publics nationaux et les services de l’Etat sont également concernés.

Au niveau du droit de l’Union Européenne, la norme de la facturation électronique rassemble la neutralité technologique, la compatibilité avec les standards internationaux de facturation électronique, la protection des données personnelles et la mise en place de systèmes de facturation électronique pratiques, faciles à utiliser, flexibles et rentables. Elle prend également en compte les besoins spécifiques des PME, des pouvoirs adjudicateurs et doit permettre les transactions commerciales entre entreprises.

Pour qu’une facture soit considérée comme électronique par l’administration fiscale française, il ne suffit pas de scanner une facture papier, ni de faire un pdf avec une facture word ou xl.

L’intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Selon l’article 289 du code général des impôts, la facture électronique doit satisfaire certaines conditions pour être valide : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées, de son émission à la fin de sa période de conservation.

La facture électronique est un document au format électronique, dématérialisé qui peut contenir un certain nombre de données structurées (qui en permettent la comptabilisation automatique) ou fait l’objet d’une piste d’audit fiable comme la facture papier.

En vertu de l’article 289-VII du code général des impôts, elle prend la forme d’un document au format PDF, assorti ou non d’une signature électronique (PDF/A3, facture X) ou d’un EDI fichiers structurés.

Authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures sont les 3 objectifs de l’ordonnance et de la directive européenne.

Pour y répondre, le document doit être sécurisé ou faire partie d’un processus permettant d’obtenir les mêmes garanties en termes de sécurité. C’est la piste d’audit fiable qui est probablement le processus le plus complexe à mettre en œuvre.

Son principal inconvénient est l’obligation de conserver et de tracer les devis, bons de livraison, factures et paiements et de procéder à des contrôles qui peuvent être manuels ou informatisés. Pour les TPE, un rapprochement des documents papier est suffisant s’il est documenté. La loi de finances pour 2020 envisage une extension de la facture électronique au secteur privé dans les relations interentreprises ou B to B selon un calendrier qui pourrait débuter dès le 1er janvier 2023.